Wer kennt es nicht – im Laufe des Tages sammeln sich immer wieder kleine Aufgaben an, Zettelchen werden gefüllt und verschwinden wieder in der Versenkung. Ich gehöre eindeutig zu der Sorte Listenschreiber! Ich schreibe aber nicht nur eine Liste, sondern halte Aufgaben und Information auf jedem Zettel fest, der mir gerade zwischen die Finger kommt. Das ein Durcheinander so vorprogrammiert ist und der Überblick ganz bestimmt verloren geht, ist ziemlich eindeutig.
Aus dem Grund arbeite ich nun seit mittlerweile zwei Jahren mit dem System des Bullet Journals, in dem ich listenartig einen Kalender führe. Da dies aber nicht für jeden etwas ist, möchte ich dir trotzdem ein paar wertvolle Tipps mit auf den Weg geben, wie du aus deiner Zettelwirtschaft eine optimale To-Do-Liste zaubern kannst.
Weniger ist mehr!
Übernimm dich nicht! Eine Liste lässt sich schnell schreiben, aber das Erledigen der einzelnen Aufgaben benötigt Zeit. Für mich gibt es nichts frustrierenderes, als am Abend auf meine Liste zu schauen und festzustellen, dass ich mehr als die Hälfte der Aufgaben nicht geschafft habe. Nicht, weil ich zu faul war, sondern weil ich mir schlichtweg zu viel vorgenommen habe, was zeitlich gar nicht möglich gewesen ist. Für eine optimale To-Do-Liste ist es deshalb wichtig, auf die Bremse zu treten und die geplanten Aufgaben realistisch einzuschätzen, sodass du auch die Chance hast, alles erledigen zu können.
Kleiner Tipp : Hast du Sorge, du könntest Aufgaben vergessen, dann führe eine allgemeine große Liste ein, mit all den Dingen, die du in nächster zeit erledigen willst/musst. Diese kannst du dann heranziehen, wenn es darum geht, deine täglichen Aufgaben festzulegen.
Finde das richtige Tool!
Die Möglichkeiten der To-Do-Listen ist endlos. Analog oder digital – du musst für dich selbst entscheiden, wie deine Liste für dich am hilfreichsten ist. Es gibt viele verschiedene Apps, aber auch Programme für den Laptop, die dir das Listenschreiben erleichtern und häufig noch andere Funktionen liefern, wie Erinnerungen oder ähnliches. Das Praktische an der digitalen Methode ist die Flexibilität, die Zusatzfunktionen und die Tatsache, dass du sie so meistens direkt bei dir trägst. Sagt dir das Schreiben auf Papier mehr zu, dann bist du eher der analoge Typ und kannst zwischen Notizbuch, Zettel oder Post-It wählen.
Erstelle die Liste am Abend!
Ich schwöre darauf, dass es hilfreicher ist, die Liste am Abend anzufertigen. Meistens sind die Aufgaben für den nächsten Tag noch viel präsenter und du läufst nicht Gefahr, sie über Nacht zu vergessen. Ich persönlich starte viel produktiver in den Tag, wenn ich weiß was vor mir liegt und was ich erledigen möchte. Trotzdem spricht nichts dagegen, auch tagsüber noch einzelne Aufgaben hinzuzufügen.
Finde einen geeigneten Platz!
Der Sinn dahinter ist ganz einfach. Umso präsenter deine Liste ist, desto häufiger wirst du an deine Aufgaben erinnert, die du noch erledigen möchtest. Für deine optimale To-Do-Liste ist es deshalb hilfreich, wenn du sie direkt auf dem Schreibtisch platzierst, an eine Magnettafel hängst oder an irgendeinem anderen Platz aufbewahrst, an dem du häufig vorbeigehst. So verlierst du deine Aufgaben nie aus den Augen.
1-3-5 Regel und ALPEN-Methode – Sortiere nach Wichtigkeit!
Es gibt immer Dinge, die von großer Wichtig – und Dringlichkeit sind, aber auch Aufgaben, die nicht zwingend bearbeitet werden müssen. Überlege dir also vorher, welche Dinge ganz wichtig sind und platziere diese auf deiner Liste auch ganz oben, damit sie nicht zwischen den Anderen untergehen. Am sinnvollsten ist eine hierarchische Aufteilung nach Wichtigkeit – so verlierst du nie den Überblick!
Hast du schon mal von der 1-3-5 Regel oder der ALPEN-Methode gehört? Es gibt einige Methoden zu effizienterem Zeitmanagement, die auch für eine optimale To-Do-Liste hilfreich sind!
Breche große Aufgaben herunter!
Große Aufgaben aufzuteilen ist ziemlich umstritten. Manchen kostet dies zu viel Zeit und wird als unnötig empfunden, während Andere darauf schwören, dass die Produktivität dadurch gesteigert wird. In der Tat denke ich, dass es ziemlich hilfreich ist, zwischendurch auch Kleinigkeiten bereits abhaken zu können und so motiviert zu bleiben. Aber ganz abgesehen davon, finde ich diese Methode auch sinnvoll, da sie auch wie ein Fahrplan funktioniert und dir Hinweise gibt, was alles zu erledigen ist, bis die Aufgabe komplett abgeschlossen ist.
Arbeite mit Kategorien!
Arbeit, Schule, Uni, Freizeit – manchmal kann es hilfreich sein, die To-Do-Liste in Kategorien einzuteilen, damit du einen besseren Überblick hast. Vielleicht bietet es sich auch an, direkt einzelne Listen anzulegen, sodass das Abarbeiten leichter fällt und du nicht durcheinander kommst.
Damit du deine optimale To-Do-Liste direkt in die Tat umsetzen kannst, habe ich zwei einfache Vorlagen für dich gemacht, die du dir gerne herunterladen und ausdrucken kannst!
>> Hier geht’s zum kostenlosen Download <<
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Oder hast du schon ein ausgefeiltes Listen-System? Was ist dein ultimativer Tipp für eine optimale To-Do-Liste?
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